Zarządzanie etapowe / Stages and management

Trudno sobie wyobrazić PRINCE2 bez etapów, to dzięki nim dokładnie widać jak ruch w projekcie generuje przyrost – w najgorszym wypadku przyrost kosztów i niespełnionych oczekiwań ;).

Podział projektu na etapy pozwala na zdefiniowanie bardzo ważnego czynnika, czyli tolerancji. To dzięki tolerancji wiemy tak naprawdę czy projekt jest jeszcze w zakresie i w realnej fazie ukończenia go z zyskiem.

Etapy już raz rozrysowałem, na szkicu tej pięknej urody widać dokładnie jak Projekt może zostać podzielony. Oczywiście tutaj wspomina się jedynie o etapach projektu, inne ważne etapy, dzięki którym da się mierzyć postępy to etapy Techniczne.

Etapy techniczne i etapy zarządcze pozwalają na pomiar Postępów. Te z kolei są monitorowane na poziomie – Projektu – Etapu i Grupy Zadań

Zdefiniowane role i obowiązki / Roles Defined.

Zdefiniowane role i obowiązki pojawiają się w każdym projekcie, jako kolejne z koniecznych pryncypiów.

Jest koniecznym i standardowym podejściem w metodologii PRINCE2, ustanowienie jasnych zakresów obowiązków, choć dopuszcza się czasem przy założeniu, że projekt jest niewielki – łączenie ról. Standard zaleca jednak by role pozostały rozdzielone w taki sposób, aby umożliwić przepływ danych i rozdział kompetencji, dając tym samym pracującym ludziom wszystkie potrzebne narzędzia do wykonywania swoich obowiązków.

Istotnym jest zdefiniowanie interesariuszy – z punktu widzenia „koncepcji ruchu” – są to ludzie, których „zawsze coś rusza”, w odniesieniu do projektu. Czyli mają na projekt wpływ lub projekt na nich wpływa – w konsekwencji wywołując ruch.

Mówi się często o TRZECH stronach interesu w projekcie :

Cykl życia Uzasadnienia Biznesowego / Business Justification Lifecycle - Yes We Can !

Business Justification Lifecycle - PRINCE2 variation

Korzystanie z doświadczeń / Lessons Learned.

Tak jest to jedno z siedmiu pryncypiów według PRINCE2, które jest koniecznym by projekt był realizowany w zgodzie z metodyką.  W języku angielskim używa się czasem pojęcia „Lessons”, ponieważ to właśnie doświadczenia, te Lekcje z „pola walki” są najistotniejszymi dla powodzenia realizacji projektu. Jeśli już raz udało nam się przetrzeć szlaki i wykarczować las niebezpieczeństw i terminów oraz zazębiających się zadań oraz ułożyć z tego spójną drogę przez proces prowadzenia projektu. Logicznym jest, że prawdopodobnie uda nam się za drugim i trzecim razem. 

Choć praktycy powtarzają, że każdy projekt jest inny, każdy ma inne uwarunkowania. Najistotniejsze jest jednak z punktu widzenia tego pryncypium to, że dzięki doświadczeniu unikamy popełniania tych małych błędów. Ponieważ nawet największa podróż zaczyna się od pierwszego kroku. Ważnym jest by nie skręcić kostki na samym początku i uniknąć stałych niebezpieczeństw, które towarzyszą każdemu przedsięwzięciu biznesowemu.

Jeśli realizujemy mały projekt w ramach małego przedsięwzięcia, zazwyczaj korzystamy z notatnika albo innej formy bazy danych, bardziej nieformalnej. Korporacyjne podejście jest bardziej usystematyzowane. To cała gałąź „ Lessons Learned” osnuta jest w ideologię, politykę i opasłe systemy informatyczne do przechowywania danych i doświadczeń, po to by wykorzystać je podczas kolejnej działalności, kolejnego „startu” projektu. Ma to swoją drugą stronę medalu taką, że często ilość danych przerasta czytelnika / odbiorcę, co w gruncie rzeczy prowadzić może do zniechęcenia i zaniechania korzystania z takiego źródła. 

Negatywne efekty - to popełnianie tych samych błędów przy każdym projekcie, brak motywacji do poprawiania działań. 

A torcik znacie ? / Do you recognize that cake ?

Co mówi PRINCE2 na temat słodyczy... / What PRINCE2 says about sweets...

Ruch w biznesie - movement within business

Jak zapewne wiecie zasadność biznesowa,  jest bardzo istotnym czynnikiem PRINCE2 opisuję ja jako „pryncypium”. Ni mniej ni więcej, należy się jej 100% uwagi bo to klient musi dbać o swój biznes i dostawca również robi to dostarczając swój produkt na czas. Nieodzownym jednak czynnikiem jest badanie tej ZasadnościBiznesowej – czy jest ona CIĄGŁA.

Brak Ciągłości w najlepszym wypadku może spowodować wyjście poza zakres lub , zbliżenie się do tolerancji (czasu, lub zasobów pieniężnych) w najgorszym może jak najbardziej prowadzić do klęski. 

Ponieważ PRINCE2 definiuje SIEDEM PRYNCYPIÓW, brak jakiegokolwiek z nich eliminuje nasz projekt z rozpatrywania go, jako projekt oparty na wspomnianej metodologii.  Nie wyklucza go jednak z zarządzania metodami bardziej zwinnymi… ale to już całkiem inna bajka. 

Pamiętać należy jedno, by weryfikować i sprawdzać czy zasadność biznesową istnieje, czy na każdym etapie realizacji jest sens ciągnąć projekt dalej. Ponieważ okazać się może, że takowy będzie miał rację bytu w formie, jakiej jest (AGILE), a dalszy rozwój przyniesie tylko większe straty lub zysk, który nie pokryje alokowanych kosztów.

Ruch wewnętrzny - internal movement

Zapewne już znacie wszystkie szczegóły dotyczące podstawowej zależności – Planuj – Deleguj – Monitoruj – Kontroluj. 

coś na kształt koła Deminga

To jest specyfika w zarządzaniu projektem, która świetnie się wpisuje w koło Deminga.  Ruszając się wewnątrz projektu musimy pamiętać o parametrach efektywności projektu. PRINCE2 jasno je deklaruje, jest ich sześć:

- Koszty;

- Terminy;

- Jakość;

- Zakres;

- Ryzyko;

- Korzyści;

Mając na uwadze te zależności, łatwo określić siły wpływu wewnątrz każdego projektu. Są to siły przeciwstawne, ponieważ silnie powiązane, mają niesamowity – nieodzowny wpływ na powodzenie naszego przedsięwzięcia.

Jest to podstawowa logika:  Jakość ma wpływ na Koszty, Koszty na terminy, Zakres ma wpływ na Ryzyko a wszystko zależne jest za zwyczaj od Korzyści, etc..

Niezależnie od tego jak będziecie zabierali się do projektów ważnym jest by nie zapominać o wewnętrznych siłach współdziałających w waszym „specyficznym” projekcie. Od tego powinno zależeć wasze podejście i wybór właściwej ścieżki zarządzania: przecież niekoniecznie musi być  Agile, skoro PRINCE2 daje radę, a może właśnie adaptacja podejścia Klasycznego Kaskadowego lub właśnie SCRUM da radę.