Pryncyp 7 - dmy - Dostosuj Metodykę do warunków projektu / Just adjust your methodology to project environment

To jest, że tak powiem "Last but not Least" z pryncypiów, zarazem mój ulubiony. PRINCE2 nakazuje, by metodykę dostosować do warunków projektu. Zacna to teza, i trafne stwierdzenie. Nie jest to co prawda "unikanie odpowiedzialności" za niepowodzenia projektu, ale raczej "krojenie na miarę potrzeb".

Co bierzemy pod uwagę:

1. Warunki konkretnego projektu - czy chodzi nam o wykształcenie pięknego ABS, czy też o zdobycie medalu mistrzostw świata, tak jak pisałem wcześniej. Warunki są różne projekty są jeszcze bardziej zróżnicowane - chodzi o to by PRINCE2 dostosować, ale dlaczego PRINCE2...może lepiej Agile PM - ten jest jeszcze bardziej "giętki", nie posiada wad w postaci opasłych ram formalnych. pamiętajmy, zawsze możemy użyć metodyki Kaskady (Waterfall), ona sprawdza się w środowiskach nieskomplikowanych z ustalonymi z góry i przewidywalnymi "zmiennymi".

2. Rozmiar Projektu, jasne jest tutaj stanowisko metodologii, ponieważ opisuje ona jak bardzo można "ścisnąć" dokumentację dla mniejszego projektu, które role można łączyć etc. natomiast w przypadku wielkiego projektu, PRINCE2 dostarcza wszelkich instrumentów do kontroli i pomocy w jego realizacji zgodnie z założonym Uzasadnieniem Biznesowym.

3. Złożoność Projektu, metodologia daje nam wybór ilości faz projektu, daje nam możliwość w podziale produktów na produkty cząstkowe. To wszystko umożliwia sprawne zarządzanie nawet najbardziej złożonymi projektami gdy oprzemy się na metodologii.

4. Znaczenie Projektu, wiadomo że dla każdego Kierownika Projektu jego projekt jest najważniejszy, jest nieco inaczej z Komitetem Sterującym, który może brać udział i rozdzielać swój czas pomiędzy inne projekty. Tutaj zarządzanie tolerancjami, odpowiedzi zdefiniowanie ról i obowiązków pomaga zaoszczędzić czas decydentom - definiując zarazem znaczenie konkretnego projektu.

5. Możliwości i Ryzyko, metodyka PRINCE2 w przypadku ryzyka odsyła nas do odrębnego działu -  MOR (Management Of Risk). Gdybyśmy jednak chcieli znać podstawy i pragnęli zabezpieczyć się w podstawowy ( często wystarczający ) sposób, ryzyko jesteśmy w stanie "ogarnąć" również przy pomocy dostępnych w PRINCE2 / Agile metodologii. Każdy projekt ma inne możliwości, myślę że ten truizm jest jasny sam w sobie.

Dodam jeszcze tylko, że metodykę PRINCE2 można stosować w każdej kulturze pod warunkiem spełnienia wszystkich siedmiu pryncypiów.

To w jaki sposób metodykę dostosowano do warunków danego projektu powinno być opisane w DIP, czyli Dokumentacji Inicjowania Projektu.

Wszech (po) mocne procesy w Prince2 / All (Bundy) mighty processes in accordance to Prince2

Oj tak, Procesy - kto by się nimi przejmował - ja na pewno "Pan Proces" ;), polecam lekturę :

Oczywiście - All Rights Reserved

Zarządzanie etapowe / Stages and management

Trudno sobie wyobrazić PRINCE2 bez etapów, to dzięki nim dokładnie widać jak ruch w projekcie generuje przyrost – w najgorszym wypadku przyrost kosztów i niespełnionych oczekiwań ;).

Podział projektu na etapy pozwala na zdefiniowanie bardzo ważnego czynnika, czyli tolerancji. To dzięki tolerancji wiemy tak naprawdę czy projekt jest jeszcze w zakresie i w realnej fazie ukończenia go z zyskiem.

Etapy już raz rozrysowałem, na szkicu tej pięknej urody widać dokładnie jak Projekt może zostać podzielony. Oczywiście tutaj wspomina się jedynie o etapach projektu, inne ważne etapy, dzięki którym da się mierzyć postępy to etapy Techniczne.

Etapy techniczne i etapy zarządcze pozwalają na pomiar Postępów. Te z kolei są monitorowane na poziomie – Projektu – Etapu i Grupy Zadań

Cykl życia Uzasadnienia Biznesowego / Business Justification Lifecycle - Yes We Can !

Business Justification Lifecycle - PRINCE2 variation

Korzystanie z doświadczeń / Lessons Learned.

Tak jest to jedno z siedmiu pryncypiów według PRINCE2, które jest koniecznym by projekt był realizowany w zgodzie z metodyką.  W języku angielskim używa się czasem pojęcia „Lessons”, ponieważ to właśnie doświadczenia, te Lekcje z „pola walki” są najistotniejszymi dla powodzenia realizacji projektu. Jeśli już raz udało nam się przetrzeć szlaki i wykarczować las niebezpieczeństw i terminów oraz zazębiających się zadań oraz ułożyć z tego spójną drogę przez proces prowadzenia projektu. Logicznym jest, że prawdopodobnie uda nam się za drugim i trzecim razem. 

Choć praktycy powtarzają, że każdy projekt jest inny, każdy ma inne uwarunkowania. Najistotniejsze jest jednak z punktu widzenia tego pryncypium to, że dzięki doświadczeniu unikamy popełniania tych małych błędów. Ponieważ nawet największa podróż zaczyna się od pierwszego kroku. Ważnym jest by nie skręcić kostki na samym początku i uniknąć stałych niebezpieczeństw, które towarzyszą każdemu przedsięwzięciu biznesowemu.

Jeśli realizujemy mały projekt w ramach małego przedsięwzięcia, zazwyczaj korzystamy z notatnika albo innej formy bazy danych, bardziej nieformalnej. Korporacyjne podejście jest bardziej usystematyzowane. To cała gałąź „ Lessons Learned” osnuta jest w ideologię, politykę i opasłe systemy informatyczne do przechowywania danych i doświadczeń, po to by wykorzystać je podczas kolejnej działalności, kolejnego „startu” projektu. Ma to swoją drugą stronę medalu taką, że często ilość danych przerasta czytelnika / odbiorcę, co w gruncie rzeczy prowadzić może do zniechęcenia i zaniechania korzystania z takiego źródła. 

Negatywne efekty - to popełnianie tych samych błędów przy każdym projekcie, brak motywacji do poprawiania działań. 

A torcik znacie ? / Do you recognize that cake ?

Co mówi PRINCE2 na temat słodyczy... / What PRINCE2 says about sweets...

Ruch wewnętrzny - internal movement

Zapewne już znacie wszystkie szczegóły dotyczące podstawowej zależności – Planuj – Deleguj – Monitoruj – Kontroluj. 

coś na kształt koła Deminga

To jest specyfika w zarządzaniu projektem, która świetnie się wpisuje w koło Deminga.  Ruszając się wewnątrz projektu musimy pamiętać o parametrach efektywności projektu. PRINCE2 jasno je deklaruje, jest ich sześć:

- Koszty;

- Terminy;

- Jakość;

- Zakres;

- Ryzyko;

- Korzyści;

Mając na uwadze te zależności, łatwo określić siły wpływu wewnątrz każdego projektu. Są to siły przeciwstawne, ponieważ silnie powiązane, mają niesamowity – nieodzowny wpływ na powodzenie naszego przedsięwzięcia.

Jest to podstawowa logika:  Jakość ma wpływ na Koszty, Koszty na terminy, Zakres ma wpływ na Ryzyko a wszystko zależne jest za zwyczaj od Korzyści, etc..

Niezależnie od tego jak będziecie zabierali się do projektów ważnym jest by nie zapominać o wewnętrznych siłach współdziałających w waszym „specyficznym” projekcie. Od tego powinno zależeć wasze podejście i wybór właściwej ścieżki zarządzania: przecież niekoniecznie musi być  Agile, skoro PRINCE2 daje radę, a może właśnie adaptacja podejścia Klasycznego Kaskadowego lub właśnie SCRUM da radę. 

Ruch w przypadku procedury SCRUM, Agile PM, PRINCE2, Kaskada

Więc o co chodzi z tym ruchem w PM, chodzi o to żeby będąc członkiem choćby najmniejszego zespołu projektowego  - wiedzieć gdzie się ruszać i jak poruszać. Co prawda SCRUM i Agile mówią o tym że nie należy przekładać procedur ponad podejście zdroworozsądkowe i współpracę międzyludzką, powiedzmy sobie jednak szczerze - rzadko się to udaje. Minimalny, elementarny i rzekłbym nawet funkcjonalnie opisany szkielet procedury jest wymagany, by choćby najmniejszy projekt przeprowadzić osiągając sukces. Wiadomo, że inaczej będzie określony sukces dla Agile PM, a inaczej dla PRINCE2. W ujęciu kaskadowym o sukcesie moża natomiast mówić gdy wszystkie procedury zostaną wypełnione ale jest do drugi kraniec szali, o którym dziś mniej będzie.

Jakie zatem procedury wprawią w ruch nasze projekty - na pewno "nie opasłe", tzn. lekkie i zwinne i powiewne. Nie muszą być opasłymi tomiskami, najważniejsze by spełniały swoją rolę. Chcę was przestrzec przed tworzeniem "papierologii stosowanej" bo :

• dokumenty-procedury trzeba tworzyć;
• trzeba nią zarządzać, czasem jak w przypadku zarządzania konfiguracją, potrafi to być bardzo upiorne;
• papierologię trzeba przechowywać i przypominać wszystkim by ją czytali, a to przecież NVAA ;)

Podsumowując zgrabnie - ruch w procedurze ma sens gdy procedurę da się przesunąć, poruszyć jednym małym palcem... 

So, what is all about this movement in PM, it is just a hint for you , when you are a member of even the smallest project team - to know where to move or how to move. That is true SCRUM and Agile defines its attitude to procedures in short sentence, that you shouldn't take procedures too serious, clear thoughs and interpersonal communication is far more important, but let's be honest - it is so rare to give effective succes. Small, elementary and let me say functionally defined backbone of procedure is needed, to lead even not very big project with success. It is known, that success itself will be defined differently for Agile PM, PRINCE2 and success for Waterfall attitude we may say only when all procedures will be fulfilled , but this is the other end, I won't be describing that today.
So which procedures will make our project to move  - for sure lightweight, and agile, light as breeze. these do not have to be heavy volumes, the most important is fact that they must work. I want to warn you against creation of " documentation faculty", because:

• documents - procedures must be created;

• documents must be managed, sometimes in scope of configuration management this could be creepy

• documents must be saved, reminded to everyone and this of course creates NVAA

To sum it up - movement within procedure is wise whet prcedure can be moved with your little finger...

Ruch w PM, a nie w MP - Project Management - specyficzna forma ruchu

Ruch jest jasno określony i bardzo dobrze by było gdyby miał swój cel. Dlatego tak istotnym jest wiedzieć gdzie się zmierza ;)

Chcę w paru słowach opisać tutaj moje ostatnie zainteresowanie dotyczące PM, czyli Project Management.

Dlaczego ?

• Project Management , czyli zarządzanie projektami to taka sympatyczna praca w której głównie się cały czas i przeciągle i bez zatrzymania -  rusza;
• Jest to niesamowita przyjemność patrzeć na zmieniające się słupki i powiązane z nimi MoR (Management of Risk) oraz Change Management, czyli zarządzanie zmianą;
• Człowiek z natury leniwa postać, nie potrafi się zmusić do ruchu samoistnie, dlatego łatwiej się mu zorganizować, gdy widzi Projekt i Plan J

Na początek, myślę że to wystarczy jako powody – reszta wyjdzie w praniu, jak zwykle (pewnie raczej w formie AGILE, a nie PRINCE2, ani też Kaskadowo)

Movement is of course clearly defined and that is OK if it would have own purpose. Therefore it is so important where you are going ;)

I would like to define here in few words my latest interest regarding PM, which stands for Project Management.

Why ?

• Project Management it is such nice work, where you must move yourself - mainly, constantly and all the time, without any stoppage;
• It is enormous pleasure to see charts which are changing in relation to MoR (Management of Risk) and Change Management;
• Man as for nature, is a bit lazy, can not force him/herself to move a little, that is why it is easier for him/her to organize, when Project or Plan is visible J

As for the beginning it should be enough, for reasons – rest will be “washout” (excuse me this translation was made by intention ;)) added in future, it means as usual ( rather in form of AGILE, not PRINCE2, or waterfall )

ta-da !

Hello - Ciao - Hei i oczywiście - Cześć

Tak, dziś jest pierwszy dzień Bloga tego, cieszę się bo na pewno nie będzie ostatni..
Yes, today is the first day of Blog in subject, I'm glad because for sure it won't be last...
Si, oggi e' primo giorno di questo Blog, sono contento perche sicuremente non e' ultimo...
Ja, i dag er den første dagen av blogg i faget, jeg er glad fordi for at det ikke vil være sist ...

To tyle tytułem wstępu, docelowo chcę pisać do was drodzy "Czytacze" o RUCHU i nie chodzi mi tutaj o pewną firmę, lecz o czynność i główny czynnik naszego rozwoju. Osobiście uwielbiam ruch, jest on motorem mojego działania i mam nadzieje że i waszym - znajdziemy wspólne tematy i poRUSZYMY je na tych łamach.
Chcę pisać w trzech językach bo czwarty jeszcze mi nie wychodzi ( a nie mam zamiaru "oszukiwać" wrzucając całość tekstu do sztucznego translatora), choć i te trzy mogą być nieco łamane ;) - za co z góry przepraszam - życzę wam miłego odbioru, o ile to możliwe w ruchu ;)

That's about introduction, my purpose is to write to you, my dear "Re-eaders" about "MOVE" and I am not talking about some company, but about action and main factor of our development. Personally I love movement, it is something that is giving me power to act I hope that you have got the same - we will find binding subjects and we'll MOVE them on ths BLOG.
I would like to write in three languages because my fourth is just not good enough (and I do not want to " treat"by putting whole text to artificial translator), yet theese three may be a bit rough ;) - for this excuse me in advance - I wish you good reading, possibly in the move ;)

Questo e' tutto per la introduzione, vuole scrivere qui in merito di MOVIMENTO, non parlo a ditta, ma azione e principale fattore di nostro sviluppo. Io amo il movimento, che e' un motore di mie azioni, spero che anche per voi - troviamo ogette comuni e le MOVIAMO qui.
Volevo scrivere in tre lingue perche quarto non e' abbastanza buono (non voglio di "tradire" con uso di traduttore automatico), ma anche questi tre può essere un po 'debole ;) - mi dispiace in anticipo - Vi auguro buona lettura, possibilmente durante movimento ;)

ALOHA