Zdefiniowane role i obowiązki / Roles Defined.

Zdefiniowane role i obowiązki pojawiają się w każdym projekcie, jako kolejne z koniecznych pryncypiów.

Jest koniecznym i standardowym podejściem w metodologii PRINCE2, ustanowienie jasnych zakresów obowiązków, choć dopuszcza się czasem przy założeniu, że projekt jest niewielki – łączenie ról. Standard zaleca jednak by role pozostały rozdzielone w taki sposób, aby umożliwić przepływ danych i rozdział kompetencji, dając tym samym pracującym ludziom wszystkie potrzebne narzędzia do wykonywania swoich obowiązków.

Istotnym jest zdefiniowanie interesariuszy – z punktu widzenia „koncepcji ruchu” – są to ludzie, których „zawsze coś rusza”, w odniesieniu do projektu. Czyli mają na projekt wpływ lub projekt na nich wpływa – w konsekwencji wywołując ruch.

Mówi się często o TRZECH stronach interesu w projekcie :

Cykl życia Uzasadnienia Biznesowego / Business Justification Lifecycle - Yes We Can !

Business Justification Lifecycle - PRINCE2 variation

Korzystanie z doświadczeń / Lessons Learned.

Tak jest to jedno z siedmiu pryncypiów według PRINCE2, które jest koniecznym by projekt był realizowany w zgodzie z metodyką.  W języku angielskim używa się czasem pojęcia „Lessons”, ponieważ to właśnie doświadczenia, te Lekcje z „pola walki” są najistotniejszymi dla powodzenia realizacji projektu. Jeśli już raz udało nam się przetrzeć szlaki i wykarczować las niebezpieczeństw i terminów oraz zazębiających się zadań oraz ułożyć z tego spójną drogę przez proces prowadzenia projektu. Logicznym jest, że prawdopodobnie uda nam się za drugim i trzecim razem. 

Choć praktycy powtarzają, że każdy projekt jest inny, każdy ma inne uwarunkowania. Najistotniejsze jest jednak z punktu widzenia tego pryncypium to, że dzięki doświadczeniu unikamy popełniania tych małych błędów. Ponieważ nawet największa podróż zaczyna się od pierwszego kroku. Ważnym jest by nie skręcić kostki na samym początku i uniknąć stałych niebezpieczeństw, które towarzyszą każdemu przedsięwzięciu biznesowemu.

Jeśli realizujemy mały projekt w ramach małego przedsięwzięcia, zazwyczaj korzystamy z notatnika albo innej formy bazy danych, bardziej nieformalnej. Korporacyjne podejście jest bardziej usystematyzowane. To cała gałąź „ Lessons Learned” osnuta jest w ideologię, politykę i opasłe systemy informatyczne do przechowywania danych i doświadczeń, po to by wykorzystać je podczas kolejnej działalności, kolejnego „startu” projektu. Ma to swoją drugą stronę medalu taką, że często ilość danych przerasta czytelnika / odbiorcę, co w gruncie rzeczy prowadzić może do zniechęcenia i zaniechania korzystania z takiego źródła. 

Negatywne efekty - to popełnianie tych samych błędów przy każdym projekcie, brak motywacji do poprawiania działań. 

A torcik znacie ? / Do you recognize that cake ?

Co mówi PRINCE2 na temat słodyczy... / What PRINCE2 says about sweets...

Ruch w biznesie - movement within business

Jak zapewne wiecie zasadność biznesowa,  jest bardzo istotnym czynnikiem PRINCE2 opisuję ja jako „pryncypium”. Ni mniej ni więcej, należy się jej 100% uwagi bo to klient musi dbać o swój biznes i dostawca również robi to dostarczając swój produkt na czas. Nieodzownym jednak czynnikiem jest badanie tej ZasadnościBiznesowej – czy jest ona CIĄGŁA.

Brak Ciągłości w najlepszym wypadku może spowodować wyjście poza zakres lub , zbliżenie się do tolerancji (czasu, lub zasobów pieniężnych) w najgorszym może jak najbardziej prowadzić do klęski. 

Ponieważ PRINCE2 definiuje SIEDEM PRYNCYPIÓW, brak jakiegokolwiek z nich eliminuje nasz projekt z rozpatrywania go, jako projekt oparty na wspomnianej metodologii.  Nie wyklucza go jednak z zarządzania metodami bardziej zwinnymi… ale to już całkiem inna bajka. 

Pamiętać należy jedno, by weryfikować i sprawdzać czy zasadność biznesową istnieje, czy na każdym etapie realizacji jest sens ciągnąć projekt dalej. Ponieważ okazać się może, że takowy będzie miał rację bytu w formie, jakiej jest (AGILE), a dalszy rozwój przyniesie tylko większe straty lub zysk, który nie pokryje alokowanych kosztów.

Ruch wewnętrzny - internal movement

Zapewne już znacie wszystkie szczegóły dotyczące podstawowej zależności – Planuj – Deleguj – Monitoruj – Kontroluj. 

coś na kształt koła Deminga

To jest specyfika w zarządzaniu projektem, która świetnie się wpisuje w koło Deminga.  Ruszając się wewnątrz projektu musimy pamiętać o parametrach efektywności projektu. PRINCE2 jasno je deklaruje, jest ich sześć:

- Koszty;

- Terminy;

- Jakość;

- Zakres;

- Ryzyko;

- Korzyści;

Mając na uwadze te zależności, łatwo określić siły wpływu wewnątrz każdego projektu. Są to siły przeciwstawne, ponieważ silnie powiązane, mają niesamowity – nieodzowny wpływ na powodzenie naszego przedsięwzięcia.

Jest to podstawowa logika:  Jakość ma wpływ na Koszty, Koszty na terminy, Zakres ma wpływ na Ryzyko a wszystko zależne jest za zwyczaj od Korzyści, etc..

Niezależnie od tego jak będziecie zabierali się do projektów ważnym jest by nie zapominać o wewnętrznych siłach współdziałających w waszym „specyficznym” projekcie. Od tego powinno zależeć wasze podejście i wybór właściwej ścieżki zarządzania: przecież niekoniecznie musi być  Agile, skoro PRINCE2 daje radę, a może właśnie adaptacja podejścia Klasycznego Kaskadowego lub właśnie SCRUM da radę. 

Jak się ruszać - How to move - Come muoversi

Ruch w ujęciu pejoratywnym powinien się kojarzyć ze zmianą stanu skupienia, albo co najmniej przeniesieniem sił w układzie – ciało – masa – prędkość.

Jeśli mówimy o zarządzaniu projektami, wiadomym jest, że ruch jest nieodzownym czynnikiem zmiany, i dla projektów ta właśnie zmiana jest kluczowym czynnikiem przyrostu wartości projektu w czasie.

Nie jest łatwo ukierunkować ruch, dla osiągnięcia korzyści, a co więcej nie jest prostym zrobić to w taki sposób by tę korzyść osiągnąć jak najszybciej. Każdy, kto ma w zamierzeniu, choć najmniejszy projekt – powinien go ulepszać. Ciągłe ulepszanie jest niesamowitym narzędziem, prostym a jednak bardzo efektownym. Nie chodzi o to żeby codziennie walczyć ze zmianą, by codziennie szukać ulepszeń dla rozwiązań działających, lecz by się im przyglądać.

Wychodząc z założenia, że niektóre z największych wynalazków zostały odkryte całkowicie przez przypadek, należy przyjąć technikę „oderwania”, odlepienia się na chwil parę od problemu - próby spojrzenia na niego z innej perspektywy. Dlatego podstawowe dzisiejsze pytanie – jak się ruszać – jest tak istotne. Będąc liderem projektu ważne jest to by być wszędzie, w miarę możliwości spoglądając na działania poboczne ( nie chodzi jednak o to by zabierać innym osobom pracę i przeszkadzać im w działaniach, – lecz by nabrać ogólnego poglądu). Nie można być kierownikiem projektu patrząc jedynie na „słupki”, aczkolwiek tego typu praktyki bywają czasem stosowane przez wielkie korporacje. W ten sposób nie da się „ogarnąć” całości projektu.

Dla mnie, „jakość” ruchu w ujęciu zarządzania projektami ma swój główny ciężar położony na sprecyzowanym zarządzaniu poszczególnymi etapami, ale w ujęciu „holistycznym”. Tak jak mówi SCRUM – krótkie spotkania, szybka wizja oraz podjęcie decyzji. Człowiek powinien czerpać ze swoich instynktów w dobie agresywnego konsumpcjonizmu – jest to bardzo przydatny czynnik, pozwalający przetrwać. Nie ma tutaj znaczenia czy polujemy na dzikie zwierzę, czy walczymy z terminami i kosztami zagrożonego projektu.

Movement as its definition should be correlated with a change of a matter, or at least with movement of forces in relation – body – mass – speed.

If we are going to talk about project management it is obvious, that movement is something crucial for change, and for projects, and this change is an key factor for increase of project value in time.

It is not easy to steer such movement, to see progress, what is more it isn’t easy to do it in such way to gather income (Incrementation) in possible fastest way. Everyone who has in scope , even the smallest project – should consider make it better. Continuous Improvement, is an magnificent tool, simple yet effective. It is not about fighting with change on everyday basis , to search improvements  for solution that works fine, it is about observing.

Taking into account fact that some of the greatest inventions were done by mistake, it is important to take under consideration technique  of “severance”, disengagement for a few moments from an issue – just to take a look on it from a different angle. Therefore today stated question  - how to move – is so important. Being an Project Leader it is important to be everywhere, having possibility to take a look on side actions and side effects ( it is not about taking other peoples job, and creating  an disturbance – but to get a wider glimpse). You can not be Project Leader, and check only rough charts, yet such practices are sometimes accepted by corporations. In such way it is difficult to understand whole projects.

For me “quality” of movement in scope of project management has its vast importance in precised management of forthcoming stages, but in a “holistic” way. As it is defined by SCRUM  - short meetings, quick vision and decision. Men should derive from its instincts in times of an aggressive  consumerism – it is a very useful factor, allowing to survive. It is not important whether we are hunting for an wild animal or we are fighting with dates and costs of project in danger.