Procesy - Zamykanie Projektu / Processes - Project Closure

Celem procesu Zamykanie Projektu jest przede wszystkim zweryfikowanie akceptacji dla produktów, wykonywane przez użytkownika. Tutaj także uzyskujemy zapewnienie że klient jest w stanie wspierać produkty danego projektu. Dokonujemy w procesie Zamykanie Projektu przeglądu dla efektywności realizacji projektu. 
Nie mniej ważne cele to między innymi ocena zrealizowanych korzyści i aktualizacja prognoz dla korzyści. Zamknięcie Projektu pomaga nam również w zapewnieniu rozpatrzenia wszelkich nierozwiązanych zagadnień i ryzyk jak również zaleceń dla działań następczych.
Istotnym celem tego procesu jest także zaplanowanie przeglądu korzyści.

Cyt. " proces Zamykanie Projektu służy do wskazania ustalonego punktu, w którym zostanie potwierdzona akceptacja produktu końcowego projektu oraz potwierdzenia, że cele określone w pierwotnej Dokumentacji Inicjowania Projektu zostały osiągnięte, albo że projekt nie ma już nic więcej do wniesienia"

Co ważne :
- proces Zamykanie Projektu jest realizowany również wtedy gdy projekt zamykany jest przedwcześnie;
- cechą charakterystyczną projektu jest skończony czas trwania;
- zakończenie projektu powoduje koniec odpowiedzialności zespołu zarządzania projektem;
- dokumentowania wymagają wszelakie działania następujące, dotyczące przekazywanych produktów;
- zakończenie projektu przekazuje również odpowiedzialność na stronę klienta, za jego produkty.

Proces Zamykanie Projektu zawiera/może zawierać w sobie poniższe czynniki :

• Przygotowanie planowego zamknięcia;
• Przygotowanie przedwczesnego zamknięcia;
• Przekazywanie produktów;
• Ocenianie projektu;
• Rekomendowanie zamknięcia projektu.

To był ostatni przeze mnie opisany proces występujący w metodologii Prince2

Procesy - Zarządzanie Dostarczaniem Produktów / Processes - Product Delivery Management

Jak mówi podręcznik PRINCE2 Proces ten służy do  : 

Zarządzania powiązaniami pomiędzy Kierownikiem Projektu a Kierownikiem/Kierownikami Zespołów przez wprowadzenie formalnych wymagań dotyczących przyjmowania do wykonania, wykonywania i dostarczania wykonanych prac w projekcie.

A zatem jest to główny, "formalny" łącznik pomiędzy "fazami DO" ;)

jaka jest celowość tego procesu :

1. Przekazywanie produktów zgodnie z oczekiwaniami i w zakresie przydzielonych tolerancji;
2. Uzgadnianie i zatwierdzanie wszystkich proc nad produktami;
3. Przekazywanie okresowej  informacji o postępach w kierunku Kierownika Projektu; 
4. Widzimy w nim jasny obraz prac przeznaczonych dla członków zespołu, Kierowników Zespołu w aspektach :

• ZAKRESU,
• KOSZTÓW,
• NAKŁADÓW,
• TERMINÓW.

A Proces Zarządzanie Dostarczaniem Produktów, powinien wyglądać tak :

Zarządzanie Dostarczaniem Produktów w aspekcie Sterowania Etapem

Jak widać na powyższym schemacie - proces ten jest potrzebny Kierownikowi Zespołu, pozwala to jemu spojrzeć na projekt i ustalić punkty styku, plan Zespołu jak również pozwala na weryfikację Grup Zadań.

Tutaj Kierownik Zespołu uzyskuje zatwierdzenia produktów, dowodzi o spełnianiu kryteriów jakości posługując się odpowiednimi (określonymi) metodami dla Grupy Zadań. 

Procesy - Sterowanie Etapem / Processes - Stage Management

To jest "sól tej ziemi" (kolejna ?) - tutaj praca Kierownika Projektu jest zdefiniowana. W procesie Sterowanie Etapem znajduje się najwięcej zadań dla Kierownika, ponieważ ten proces polega na: 
- przydzielaniu pracy i jej monitorowaniu;
- raportowaniu Komitetowi Sterującemu o postępach w projekcie;
- podejmowaniu działań korygujących (mieszczących się w tolerancji);
- tutaj obsługuje się również pojawiające się zagadnienia.

Polecam mój wielkiej urody szkic- w którym widać umiejscowienie opisywanego procesu, wśród innych procesów, takich jak :

• Przygotowanie Projektu;
• Zarządzanie Strategiczne Projektem;
• Zarządzanie Końcem Etapu.

Komu to potrzebne - jak już wspomniałem powyżej - głównie Kierownikowi Projektu, dla codziennego zarządzania etapem. Używany jest do zarządzania każdym etapem realizacyjnym, ale można go użyć dla skomplikowanego etapu inicjowania (gdy mamy do czynienia z bardzo dużym projektem).

Dzięki temu procesowi Kierownik Projektu może kontrolować i definiować pracę Kierowników Zespołów, ustalając przy tym odpowiednie tolerancje. Należy wspomnieć o tym, że Kierownik Zespołu może być jednocześnie Kierownikiem Projektu (jeśli projekt nie jest zbyt skomplikowany), tutaj PRINCE2 zezwala na łączenie ról. Jeśli tak się stanie, Kierownik ma dwie role i odpowiada za wykonanie Grupy Zadań.

...na co mi to...

1. by uniknąć "pełzania zakresu", czyli zmian które nie posiadają kontroli;
2. by umożliwić skupienie się na tym co najważniejsze dla projektu - PRODUKT;
3. kontrola, kontrola, kontrola - zagadnień oraz ryzyk;
4. pomaga w przeglądzie Uzasadnienia Biznesowego;
5. daje zapewnienie tego, że zespół zarządzania projektem skupia się na jego realizacji (projektu) w ramach przydzielonych tolerancji, oraz zgodnie z ustalonymi nakładami osiągając zamierzoną jakość.

Występują w opisanym powyżej procesie następujące działania :

- Zezwalanie na wykonanie Grupy Zadań;

- Przeglądanie stanu Grupy Zadań;

- Odbieranie zakończonych Grup Zadań;

- Przeglądanie stanu etapu;

- Raportowanie Okresowe;

- Wychwytywanie i analizowanie zagadnień i ryzyk;

- Przekazywanie zagadnień i ryzyk

A to wszystko zamyka i spaja Podejmowanie Działań Korygujących...

Procesy - Zarządzanie Końcem Etapu / Processes - End of Stage Management

Oczywiście i ten Proces ma służyć Komitetowi Sterującemu, ale nie tylko. A po cóż on temu Komitetowi, jest on potrzebny z paru powodów :

• Komitet Sterujący musi w jakiś sposób dokonywać przeglądu osiągnięcia celów bieżącego etapu;
• Komitet Sterujący musi w jakiś sposób dokonywać przeglądu uaktualnionego Planu Projektu;
• W jakiś sposób (właśnie dzięki Zarządzaniu Końcem Etapu) Komitet zatwierdza Plan następnego Etapu;
• Jest to "narzędzie" dzięki któremu łatwo jest potwierdzić dalszą zasadność biznesową projektu i tak zwaną "akceptowalność" ( poziom dopuszczalnych ) ryzyk
• Tutaj jest miejsce na stwierdzenie sytuacji nadzwyczajnej i opracowanie Raportu Nadzwyczajnego oraz Planu Nadzwyczajnego, który zatwierdzany jest jak Plan Etapu

Czego jeszcze możemy oczekiwać od Procesu Zarządzanie Końcem Etapu - na pewno przeglądu i uaktualnienia Dokumentacji Inicjowania Projektu.

Mała dygresja  - DIP to :

1. Opisy ról i struktury zespołu zarządzania projektem;
2. Uzasadnienie Biznesowe;
3. Plan Projektu;
4. Strategie Zarządzania (są to strategie zarządzania : Konfiguracją, Jakością, Komunikacją, Ryzykiem);
5. Mechanizmy sterowania Projektem;
6. Opis (definicja) projektu i jego forma realizacji;
7. Opis dostosowania metodyki (bo PRINCE2 jest skalowalny - prawda ;) ?)

Bardzo istotnym jest również zarejestrowanie informacji i doświadczeń w odpowiednich rejestrach - będą one pomocne przy realizacji dalszych etapów ( i możliwe że przy innych projektach).

A po co ten proces Kierownikowi Projektu ? Jest on konieczny dla Uzyskania zezwolenia na rozpoczęcie Kolejnego Etapu.

To czy projekt jest skoncentrowany na osiągnięciu celu i uzasadniony biznesowo, jest każdorazowo potwierdzane właśnie tym procesem. 

Należy również pamiętać,że decyzja o zaniechaniu kontynuowania projektu nie jest porażką.

Tutaj raportowanie zakończenia etapu da nam odpowiedź , czy otrzymamy akceptację Planu Etapu / Planu Nadzwyczajnego - oczywiście raport należy rozesłać wszelakim interesariuszom.

Procesy...Zarządzanie Strategiczne Projektem / Programme Management

Jesteśmy na saaaamej górze...kto by tu nie chciał siedzieć ?

Tak PRINCE2 mówi o tym że Zarządzanie Strategiczne umożliwia przyjęcie odpowiedzialności przez Komitet Sterujący, ale przecież to jest właśnie ta "śmietanka z tortu".

To właśnie dzięki temu procesowi Komitet jest w stanie podjąć kluczowe decyzje, deleguje uprawnienia, takie jak bieżące zarządzanie projektem ( kierownikowi).

Zarządzanie strategiczne polega na weryfikacji i kontroli czy dany projekt pozostaje zasadny, polega również na upewnieniu się że istnieje przepływ informacji między poziomami zarządzania. Dzięki temu procesowi Komitet Sterujący jest w stanie przeglądać korzyści projektowe (czyli CLUE zabawy w projekt;)).

Zarządzanie Strategiczne jako proces rozpoczyna sie zaraz po Przygotowaniu Projektu, i dzięki Tolerancjom Komitet Sterujący jest w stanie działać we wspomnianym procesie, jednocześnie powodując jak najmniejszą ingerencję. 

Nie chodzi o to by Komitet interesował się nawet najmniejszym etapem i cząstką projektu, dzięki delegacji uprawnień i przypisaniu odpowiednich tolerancji, może zająć się innymi projektami - dzięki temu doglądając kilku naraz

Komitet Sterujący, dzięki procesowi Zarządzanie Strategiczne Projektem zezwala na :
- zainicjowanie projektu;
- realizację projektu;
- realizację Planu Etapu, lub Planu Nadzwyczajnego;
- podejmowanie decyzji doraźnej
- zamknięcie projektu